Перед каждым издательством рано или поздно встает необходимость перехода на единую и эффективную систему управления проектами. Объемы информации, которой оперируют сотрудники издательств, растут; пропорционально увеличивается и количество внутренней документации, и временные затраты на их заполнение.

В 2013 году лучшим инновационным проектом, получившим премию FutureBook журнала The Bookseller, стала Bibliocloud – система управления проектами, созданная издателями для издателей. И хотя Bibliocloud рассчитана скорее на издательства Великобритании и США, это прекрасный пример того, какой должна быть эффективная система управления бизнесом.

Многие издательства оказывались в положении, когда редактор (или менеджер) тратит на ведение отчетности больше времени, чем на выполнение основных своих обязанностей; когда на формирование подробных и удобных отчетов уходит добрая часть рабочего дня; когда в штате появляются «незаменимые» сотрудники – те единственные, кто знают, где найти тот или иной файл, как создать отчет. Это первый признак того, что пора задуматься о внедрении новой издательской IT-системы.

Одни издательства продолжают сражаться с тысячей неэффективных документов, другие – покупают готовые программы (удобство которых зачастую оставляет желать лучшего) или заказывают у разработчиков программы «под себя».

Но создание эффективной издательской системы требует больших средств и длительного времени, вкладывать которые готов не каждый. Сделанные же наспех системы неудобны в обращении, не могут функционировать самостоятельно и чаще всего по-прежнему требуют ведения дополнительной документации.

В 2011 году Эмма Барнс, одна из основателей независимого издательства Snowbooks (созданного в 2003 году), столкнулась с теми же трудностями, но решила пойти сложным путем: изучить языки программирования и придумать собственную простую и удобную систему управления издательским бизнесом. Так спустя три года появился Bibliocloud.

Что такое Bibliocloud?

Bibliocloud – это безопасный сайт-«облако», который представляет собой удобную и простую платформу по управлению издательскими проектами с красивым и понятным интерфейсом. Bibliocloud хранит все наименования издательского портфеля, их ISBN, обложки, аннотации, содержит всю производственную и техническую информацию, базу лицензионных договоров, данные по гонорарам, роялти, отчеты по продажам, маркетинговые отчеты и многое другое.

Для кого эта система?

Система предназначается издателям, которые хотят структурировать свою работу и повысить эффективность своих сотрудников, беспрепятственно обмениваться информацией с партнерами и внутри издательства, а также перестать плодить огромные excel-файлы с таблицами и списками, появление ошибок в которых неизбежно.

Bibliocloud создана, чтобы помочь издательствам организовать и автоматизировать работу отделов, перераспределить рабочее время и начать расти.

Системой пользуются уже такие компании, как Quercus, Watkins Media Group, Unbound, Inpress, Oberon Books, Zed Books, Ithaca&Garnett Press и др.

Что умеет Bibliocloud?

Bibliocloud – не просто база данных. Это помощник, который управляет работой редактора (менеджера), напоминая ему о сроках и невыполненных задачах (например, высылает уведомление на почту, предупреждая о необходимости выплатить автору гонорар, и т.п.).

У каждого наименования в базе имеется «Прямая времени» – визуализированный чек-лист, который показывает, что по данному проекту было сделано, на каком он этапе находится и что еще нужно сделать.

Каждый этап состоит из нескольких задач, ему присваиваются сроки и исполнитель. При этом система отслеживает «просроченные» задачи по всем проектам, помогает понять, кем и на каком этапе была не вовремя выполнена работа.

Издательский план со сроками представляет собой календарь, на котором отмечены длительность каждого проекта, его начало и конец. Различными цветами в плане отображены проекты, выполненные и не выполненные в срок.

Bibliocloud позволяет не только управлять проектами, но и формировать и экспортировать издательский каталог, библиографические данные и маркетинговую информацию в формате .pdf; выводить сводные таблицы в формате .xlsx; обложки – в .jpg; штрих-коды с ISBN – в.tiff высокого разрешения; QR-коды – в .png и т.д.

Система просчитывает стоимость редподготовки, генерирует прогнозы продаж, в несколько кликов мышкой выгружает информацию из каталога на сайт или в интернет-магазины.

Она снабжена удобным поиском книг по названию, автору или ISBN, а также поиском по до­говорам, адресной книге и производственной базе. Управлять системой можно как с компьютера, так и с планшета или смартфона.

Стоимость подписки на лицензию Bibliocloud для одного сотрудника издательства – от £35 в месяц.

Плюсы и минусы системы

Среди плюсов Bibliocloud – многофункциональность, простота и удобство в управлении, понятный и лаконичный дизайн, охват сразу всех производственных процессов, надежная система защиты и хранения информации.

Среди минусов – ориентированность на американское и британское книгоиздание, высокая стоимость подписки.

Обзор системы подготовила Сатеник Анастасян.